El present Codi de Conducta té com a objectiu establir els valors ètics fonamentals aplicable en l’exercici de les competències que regeixen l’activitat professional de l’auditoria de comptes que han de guiar el comportament de “la firma” i el de tercers amb els que es relaciona, així com per ajudar a consolidar una conducta acceptada i respectada en els valors ètics recollits en el present codi per tots els empleats/des, socis, administradors i col·laboradors externs de la firma d’auditoria (d’ara en endavant “persones”).
El Codi de Conducta es configura com a punt de partida del model de principis d'ètica i de conducta i compliment de l'interès públic de l'activitat de l'auditoria de comptes. Aquesta cultura pretén orientar les relacions entre les persones; les actuacions amb clients, socis, col·laboradors i proveïdors de serveis, així com les relacions amb les institucions públiques i privades i amb la societat en general. Les actuacions de la signatura d'auditoria es basen en el respecte pels valors: honestedat, lideratge, excel·lència i responsabilitat social, juntament amb els principis ètics fonamentals recollits a l'article 3 i a l'article 67.2.b), del Reial decret 2/ 2021, de 12 de gener, pel qual s'aprova el Reglament de desplegament de la Llei 22/2015, de 20 de juliol, d'auditoria de comptes que són: competència professional, confidencialitat, diligència deguda, integritat, independència, escepticisme professional i objectivitat.
La firma 2AUDITORIA I ANÀLISIS, SLP aplica els principis ètics continguts en aquest codi.
El Codi de Conducta té consideracions de lo establert en:
El model d’ètica, conducta i compliment de 2AUDITORIA té com a propòsit detectar i prevenir riscos conforme els principis fonamentals, incloent els relatius a la activitat d’auditoria, i minimitzar els seus eventuals impactes. S’ha definit d’acord amb els estàndard establerts en la legislació d’auditoria i està recolzat per les polítiques, processos i controls establerts.
En aquest sentit, els professionals d’auditoria de comptes han d’aplicar aquest codi amb el propòsit d’identificar les amenaces al compliment d’aquests principis fonamentals exposats, avaluar la seva importància i aplicar les mesures necessàries per eliminar-los o reduir-los a un nivell acceptable per el manteniment de la confiança i la credibilitat de l’activitat d’auditoria de comptes.
2AUDITORIA aplica el principi del control degut per promoure el compliment de les normes internes i externes i per prevenir, detectar i eliminar conductes irregulars o contràries a les mateixes. Per control degut, la firma d’auditoria entén, entre altres, analitzar i gestionar els riscos; definir responsabilitats i comportaments esperats; assignar recursos a la formació dels membres de la firma i tenir processos i controls per confirmar i avaluar el compliment i la cultura d’ètica i conducta de l’empresa, així com per notificar, avaluar i respondre a potencials conductes irregulars. En aquest sentit, el control degut també significa supervisar que les persones o tercers que, de bona fe, posen en coneixement de la empresa potencials conductes irregulars, no pateixin represàlies.
El professional d’auditoria de comptes membre de la firma que detecti un incompliment de qualsevol disposició establerta en el present codi informarà al responsable d’ètica i independència de 2AUDITORIA, qui avaluarà la importància de l’incompliment i el seu impacte en relació amb la capacitat professional per complir amb els principis fonamentals conforme la legislació i lo disposat en el present codi.
Les persones de 2AUDITORIA compleixen amb les normes aplicables a la activitat d’auditoria de comptes. La firma d’auditoria assigna recursos suficients velant per la efectivitat del seu model d’ètica, conducta i compliment.
El professional d’auditoria de comptes de la firma complirà amb lo establert en el present codi de conducta en base als principis ètics determinats. En el cas de trobar-se amb circumstàncies inusuals en les que el resultat d’aplicació del codi de conducta fos desproporcionat o vagi en contra del interès públic de l’activitat, el professional d’auditoria de comptes haurà d’elevar la incidència al responsable superior, responsable d’ètica i independència, per què sigui ell en el seu cas qui ho consulti a les persones que consideri.
L’Òrgan d’Administració, assistit pel responsable d’ètica, conducta i independència de la firma, és el responsable en última instància d’assegurar el clima ètic de l’organització, així com d’orientar i supervisar el model d’ètica.
El present Codi de Conducta està impulsat per l’òrgan de govern de 2AUDITORIA, i està sostingut per un compromís total i absolut amb el compliment dels principis d’ètica i conducta recollits en la normativa aplicable d’auditoria de comptes (art3. del RLAC), així com en la implementació d’una cultura real basada en valors i principis ètics que guien el desenvolupament de la seva activitat professional recollits en el present Codi de Conducta.
A més de complir amb la normativa, 2AUDITORIA pretén aconseguir amb el present codi:
Un comportament empresarial ètic és un mitjà per construir l’organització de manera estable i pròspera.
Els principis generals d’actuació de 2AUDITORIA del present codi de Conducta van dirigits a les persones de la firma d’auditoria com als proveïdors de serveis en el sistema de gestió de qualitat o en la realització dels encàrrecs.
Així mateix, s’aplicarà a aquelles altre entitats que conforme a la normativa reguladora de l’activitat d’auditoria els sigui exigible.
Tots els membres de la firma i els proveïdors de serveis s’han d’adherir als principis ètics establerts en el present codi. Es basa a que apliquin el seu judici professional davant les diferents circumstàncies que es puguin trobar.
En el cas que el compliment d’un principi d’auditoria entri en conflicte amb el compliment d’un o varis principis establerts en el present codi de Conducta, l’auditor de comptes podrà considerar la possibilitat de consultar amb el seu superior jeràrquic si n’hi ha, corporació de dret públic que el representa o entitat amb un criteri similar.
2AUDITORIA és una firma d’auditori compromesa amb els valors ètica d’integritat, objectivitat, independència, competència professional, honestedat i transparència, de manera que prevalguin els comportament basats en la bona fe.
2AUDITORIA assumeix com a pautes de comportament bàsic, entre altres:
Els principis ètics fonamentals que han de regir el funcionament de la firma d’auditoria són:
2AUDITORIA basa el seu comportament en la bona fe, complint en tot moment amb els principis ètics descrits en el present codi, alhora que està compromesa en desenvolupar les seves activitats professionals respectant cautelosament la legislació en cada àmbit funcional i lloc on es desenvolupin i adoptant les millors pràctiques.
Els principis d’obligat compliment pels quals es regirà 2A en relació al compliment de lo disposat en el present codi de Conducta són:
La Integritat no només implica la honestedat, sinó també el comportament just i la veracitat; imposa a tots els membres de la firma d’auditoria l’obligació de ser justos, intel·lectualment honestos i sense conflicte d’interès.
L’auditor de comptes de la firma no participarà en informes, comunicacions o altra informació quan s’estimi que la informació subministrada pugui ser falsa o enganyosa, contingui informació incoherent a la realitat o en el seu cas existeixi una ocultació d’informació la qual pugui induir a error o frau.
Aquest codi d’ètica i de conducta està basat en els principis d’ètica i conducta definits a l’article 3 del RLAC. El personal de la firma d’auditoria, així com totes les persones en condicions de poder influir directa o indirectament en el resultat del treball professional i proveïdors de serveis en el sistema de gestió de qualitat o en la realització de l’encàrrec, s’hauran d’abstenir de participar de qualsevol manera en la gestió o presa de decisions del client en exercir les seves funcions d’auditoria actuant amb total objectivitat.
No es considerarà participació en la gestió o presa de decisions en els treball d’auditoria amb el client, les comunicacions efectuades durant la realització del treball d’auditoria que siguin necessàries pel compliment de la normativa reguladora de l’activitat d’auditoria de comptes o les derivades d’actuacions exigides per altres disposicions de rang legal.
La firma d’auditoria i els seus auditors de comptes hauran d’abstenir-se de realitzar el seu treball professional, si existeix alguna relació financera, econòmica, laboral, familiar, o d’altre tipus, inclosos serveis diferents dels d’auditoria de comptes proporcionades al client de manera que es pugui concloure que la seva independència és afectada.
El compliment dels principis ètics pot, potencialment, veure’s amenaçat per una àmplia varietat de circumstàncies.
El principi d’objectivitat obliga a tots els auditors de comptes i membres de la firma, la seva xarxa i proveïdors de serveis o en la realització dels encàrrecs, a no afectar el seu judici professional a causa de prejudicis, conflictes d’interès o influències indegudes de tercers. Aquest principi s’ha de reflectir en els informes d’auditoria emesos pels auditors de la firma, que han de ser precisos i objectius, amb judicis i opinions que es basen exclusivament en evidències obtingudes d’acord amb els estàndards d’auditoria generalment acceptats.
Els requisits ètics relacionats amb el principi d’objectivitat dependran dels factors següents:
El personal afectat no realitzarà una activitat o treball professional si una circumstància o relació influeix indegudament en el seu judici professional sobre l’activitat i/o client.
El principi de competència i diligència professional que impera en la firma d’auditoria imposa als professionals les següents obligacions:
La diligència es refereix a la responsabilitat d’actuar de manera curosa, total i oportuna conforme als requisits del treball d’auditoria. Aquesta s’ha d’aplicar al llarg de tot el procés d’auditoria, des de les fases inicials com en la planificació i fins la conclusió amb l’emissió de l’informe. S’aplicaran les següents polítiques que es desglossen a continuació:
Tots els membres de la firma d’auditoria hauran de mantenir i garantir la confidencialitat (art. 73 del RLAC) en relació a la informació obtinguda en el curs de les seves actuacions, amb l’amplitud i les limitacions previstes en les disposicions legals i reglamentàries. La qual cosa implica la prohibició de que l’auditor pugui utilitzar la informació per aprofitar-se’n ell o terceres persones.
La firma d’auditoria haurà de conserver, degudament custodiats, els papers de treball i la resta d’informació dels clients, de manera que pugui garantir la seva confidencialitat d’acord amb lo establert en la legislació d’auditoria aplicable (art. 72 del RLAC).
Els proveïdors de serveis en el sistema de gestió de qualitat o en la realització dels encàrrecs, hauran de guardar el corresponent secret professional; aquest velarà pel compliment d’aquesta obligació.
La confidencialitat serveix a l’interès públic perquè faciliti el flux lliure d’informació del client en el coneixement de què la informació no es divulgarà a un tercer. No obstant, existeixen circumstàncies en les que els auditors de comptes estan obligats a revelar la informació en relació el client i accedir a la documentació de l’encàrrec quan els requeriments legals així ho dictaminin.
La confidencialitat no només és una qüestió de divulgació de la informació. També és necessari que el personal afectat que obté informació durant el curs dels serveis professional no usi ni sembli que usa aquesta informació pel seu avantatge personal o d’un tercer.
En cas d’existència d’un dret i/o deure professional de revelació d’informació sempre que la llei no ho prohibeixi, es farà en les següents circumstàncies:
Un auditor de comptes continuarà complint amb el principi de confidencialitat després de finalitzar la seva relació o treball a la entitat auditat, inclús quan l’auditor de comptes o la firma s’hagi donat de baixa del ROAC, o l’auditor hagi cessat la vinculació amb la firma. Al canviar de treball o en les auditories d’altres entitats de la firma, l’auditor té dret a utilitzar la experiència prèvia, però no utilitzarà ni divulgarà cap informació confidencial adquirida o rebuda com a resultat d’una activitat professional.
En cas de decisió per part de la firma d’auditoria de revelar la informació confidencial, els professionals de l’auditoria de comptes d’aquesta han de tenir en compte els següents aspectes:
Els membres de la firma d’auditoria han de respectar el principi de comportament professional, que exigeix complir amb la normativa d’auditoria i els procediments generalment acceptats i evitar qualsevol conducta que coneix o hauria de conèixer i que pugui desacreditar la seva activitat. No s’ha de participar en cap negoci, ocupació o activitat que perjudiqui o pugui perjudicar la integritat, objectivitat o bona fe professional, i que com a resultat seria incompatible amb els principis ètics fonamentals conforme el present codi.
Des de la firma d’auditoria els seus membres no haurien de desprestigiar la seva activitat professional. El membre serà honrat, veraç i ajustarà la seva actuació als principis de lleialtat i bona fe als seus clients als quals presta els seus serveis, i amb el seu òrgan supervisor, companys, col·laboradors i tercers.
Des de la firma no s’hauria de fer:
L’auditor de comptes responsable de l’encàrrec planificarà i executarà l’auditoria amb escepticisme professional, reconeixent que poden donar-se circumstàncies que suposin que l’activitat objecte de revisió contingui incorreccions materials.
El principi d’escepticisme professional pel qual es regeix l’auditor en la execució del seu treball implica una especial atenció a:
L’escepticisme professional és necessari per realitzar una avaluació crítica de l’evidència d’auditoria, lo que implica qüestionar l’evidència d’auditoria contradictòria i la fiabilitat dels documents i les respostes a indagacions, així com d’altra informació obtinguda de la direcció i dels responsables del govern de la entitat auditada. Tanmateix, implica atendre a la suficiència i adequació de la mateixa obtinguda tenint en compte les circumstàncies: aquest podria ser el cas en què existeixin factors de risc de frau i es disposi d’un sol document, susceptible de frau per la seva naturalesa, com a única evidència justificativa d’una sola xifra material en els estats financers auditats.
L’auditor de comptes responsable de l’encàrrec pot acceptar que els registres i documents són autèntics, excepte que tingui motius per creure el contrari. No obstant, s’hauria de plantejar la fiabilitat de la informació que s’utilitzarà com a evidència d’auditoria. En cas de dubtes sobre la fiabilitat de la informació o de l’existència d’indicis de possible frau, es requereix una investigació amb més detall per determinar les modificacions o procediments d’auditoria addicionals necessaris per resoldre la qüestió.
Per part de la firma d’auditoria, tant treballadors, com socis i col·laboradors, donaran suport i respectaran la protecció dels drets humans fonamentals reconeguts en la Declaració Universal dels Drets Humans de les Nacions Unides, en la Carta de Drets Fonamentals de la Unió Europea i en la Constitució Espanyola, assegurant no ser còmplices de vulneracions dels drets humans.
La firma garantirà en el seu àmbit d’influència la llibertat d’afiliació i el dret a la negociació col·lectiva, l’eliminació de tota forma de treball forçós i del realitzat sota amenaces o coacció i l’eliminació de qualsevol pràctica de discriminació en la feina i ocupació; així mateix, es respectarà la vida personal i familiar dels professionals de la firma, procurant l’equilibri entra aquesta i les seves obligacions professionals.
2AUDITORIA no tolera l’assetjament laboral en cap de les seves possibles modalitats, posicionant-se contra qualsevol tipus d’assetjament físic, psicològic, moral o d’abús d’autoritat, rebutjant qualsevol conducta que pugui generar una situació intimidatòria o ofensiva contra els drets de les persones, i promovent condicions de treball que evitin qualsevol forma d’assetjament, incloent el moral, sexual o per raó de gènere.
Les persones subjectes a aquest Codi han de actuar amb respecte i de forma que s’apropi a un entorn de treball segur, agradable i saludable. Tindran també l’obligació de tractar de forma justa i respectuosa a companys, superiors i subordinats, al igual que als col·laboradors.
S’afavorirà la igualtat tant en les oportunitats per accedir als llocs de treball i promocions internes, com en el desenvolupament personal i professional dels seus empleats. Tanmateix, s’adoptaran mesures que promoguin i assegurin la conciliació i equilibri entre les esferes personals i professionals.
La selecció i promoció de les persones es basarà sempre en les competències i desenvolupament de les funcions professionals, valorant així la integritat de la seva trajectòria professional. Aquests criteris de valoració hauran de ser acreditades i justificades.
Les persones subjectes al present codi han d’utilitzar els recursos de la firma d’auditoria de forma apropiada, responsable i amb les autoritzacions pertinents. Així mateix, els preservaran i protegiran, evitant prejudicis per la firma.
Està prohibida l’alineació, transmissió, cessió i ocultació de qualsevol bé de la firma amb la finalitat d’eludir el compliment de responsabilitat i obligacions davant de tercers.
L’ús dels equips de comunicació i sistemes informàtics de la firma d’auditoria ha de ser principalment professional, reservant a la firma el dret a monitoritzar i reglamentar l’ús d’aquests amb finalitats particulars en atenció als establerts en la legislació aplicable.
No està permès descarregar, copiar, usar, reproduir, distribuir o guardar cap tipus de software o document editat o invent protegit per la propietat intel·lectual o industrial sense la necessària llicència o autorització per part de la firma d’auditoria.
Les persones subjectes han d’evitar qualsevol situació en la qual els seus interessos personals siguin contraris, directa o indirectament, als de la firma.
La firma respecta la participació dels seus empleats en altres activitats empresarials o financeres, sempre que siguin legals i no entrin en conflicte o col·lisió amb les seves responsabilitats dins de la firma.
Les situacions en les que pugui existir un supòsit de conflicte d’interès, o dubte sobre l’existència de tal supòsit, el treballador haurà de comunicar-ho amb la major brevetat possible al responsable d’ètica i independència, i evitar prendre qualsevol decisió de la que es pugui sospitar que s’ha actuat en contra dels interessos de la firma.
En el cas que existeixi un conflicte d’interès que afecti al soci de la firma, haurà de comunicar-ho al comitè de qualitat de la mateixa per la seva resolució conforme amb els principis ètics establerts en el codi i en el seu cas amb el que disposi la legislació d’auditoria de comptes vigent.
2AUDITORIA està compromesa a realitzar amb total integritat la seva activitat professional, sense tolerar cap acte de corrupció i frau en cap de les seves modalitats, ja sigui per les persones subjectes, com pels seus proveïdors i socis, qui tenen prohibit:
Així mateix, les persones subjectes al present codi no podran realitzar en nom de la empresa cap forma de contribució amb fins polítics contraris a la llei, obtenint un tracte de favor a través de patrocinis o donacions, no establint relacions de negoci amb terceres parts sense complir els deures mínims de diligència deguda en coneixement de tercers conforme lo establert en el present codi.
2AUDITORIA com a subjecte obligat a la prevenció del blanqueig de capitals i finançament del terrorisme, aplicarà de forma rigorosa les normatives i disposicions legals dictades per prevenir el blanqueig de capitals, comptant amb les polítiques i procediments interns de prevenció, detecció i control.
Per tant, les persones subjectes i grups d’interès no establiran relacions de negocis amb persones o entitats que no compleixin les normatives de prevenció de blanqueig de capitals, o que no facilitin la informació necessària per poder complir-la en matèria de diligència deguda.
També, es prestarà especial cura i atenció a aquells supòsits en els quals puguin intervenir persones o entitats amb indicis de falta d’integritat conforme a les polítiques i procediments establerts i aprovats per la firma en matèria de Prevenció de Blanqueig de Capitals i Finançament del Terrorisme.
No estaran permesos els pagaments en efectiu dins de la firma, excepte en casos excepcionals, amb l’autorització expressa i amb l’adequat suport documental conforme lo disposat en la legislació vigent.
Davant de qualsevol dubte d’aquesta matèria, les persones subjectes a aquest Codi informaran al seu superior jeràrquic, representat del SEPBLAC o a l’òrgan de l’administració de la firma.
2AUDITORIA està compromesa en idear, dissenyar i oferir als clients serveis professionals de màxima qualitat, actuant amb les millors pràctiques reconegudes. Per això, estableix els recursos i les mesures necessàries per assegurar la màxima qualitat.
Les persones subjectes es comprometen a tractar als clients de manera justa, íntegra, proporcionant informació rigorosa i perseguint sempre l’excel·lència en la prestació dels serveis professionals i el desenvolupament de relacions a llarg termini basats en la confiança i el respecte mutu.
2AUDITORIA contempla als seus proveïdors i col·laboradors com a indispensables per poder aconseguir els seus objectius de creixement i millora en la qualitat dels seus serveis. Per tant, prioritza establir amb ells relacions sustentades en la transparència, confiança i el benefici mutu.
2AUDITORIA analitza la idoneïtat de qualsevol relació amb tercers, aplicant criteris d’ètica i conducta, integritat i solvència professional, a fi d’evitar que les operacions que es realitzen siguin objecte de blanqueig de capital o qualsevol altre pràctica il·lícita.
En conseqüència, en el procés d’establiment de relacions de negoci totes les persones subjectes al present codi hauran d’aplicar les mesures de diligència deguda en el coneixement de proveïdors, col·laboradors i socis, en quant als propis models de conducta. De ser detectats indicis de falta d’integritat d’aquests tercers, s’informarà immediatament al responsable d’ètica i conducta de la firma.
2AUDITORIA fomenta la contractació amb terceres persones que acreditin bones pràctiques en ètica i conducta, integritat i respecte ambiental, incloent en els contractes amb tercers clàusules anticorrupció, ambientals, socials, de prevenció de conductes il·lícites i acceptació del Codi de Conducta de la firma.
Les relacions professionals de 2AUDITORIA amb el sector públic es basen en els principis de transparència, independència i igualtat i descarten qualsevol actuació orientada a aconseguir un avantatge davant dels seus companys de professió, quan la mateixa es basa en qualsevol acte contrari a la legislació aplicable.
Es col·laborarà, també, amb les autoritats portant a terme en tot moment un escrupolós compliment de les seves resolucions i obligacions.
Els professionals de la firma d’auditoria poden trobar-se situacions que provoquen conflictes d’interès. Tals conflictes poden sorgir en un àmplia varietat de maneres, des d’un dilema trivial fins un cas extrem de frau i inclús la possibilitat d’activitats il·legals. El professional de la firma ha de ser conscient dels factors que poden provocar un conflicte d’interès; els fets i circumstàncies en cada cas requeriran una investigació de les parts interessades conforme lo disposat en la política interna de 2AUDITORIA de funcionament del canal de denúncies.
Els possibles factors particulars en quant a les responsabilitats dels membres de 2AUDITORIA puguin estar en un conflicte de interessos són:
En aplicar les normes de conducta ètica i conducta recollits en el present codi, els professionals de la firma poden trobar-se amb problemes per identificar el comportament o ètica o per resoldre un conflicte ètic. En afrontar-se a problemes ètics importants, aquests hauran de seguir les polítiques establertes en el present codi per buscar una resolució al conflicte. Si aquestes polítiques no poden resoldre el conflicte ètic, haurà de considerar-se el següent:
Des de la firma, es comunicarà i es formarà a totes les persones subjectes sobre el contingut d’aquest codi d’ètica i conducta.
A més, totes aquelles persones que s’incorporin a la firma, i es considerin persones subjectes a aquest codi, la firma de auditoria els entregarà un còpia d’aquest, perquè firmin la seva recepció i procedeixin al seu coneixement.
Quan la firma es relacioni amb els seus grups d’interès haurà de comunicar l’existència d’aquest codi i de la obligatorietat del seu compliment a tots els qui afecti.
També, la firma disposarà en la seva pàgina web d’un canal de denúncies, així com dels principis generals establerts en el present codi.
El present Codi d’ètica i conducta entra en vigor des del dia de la seva aprovació i publicació.
Es revisarà i actualitzarà periòdicament i s’implementaran les polítiques, processos i controls que resultin necessaris. Per això, es tindrà en compte els suggeriments i propostes que realitzin els treballadors i els compromisos que en matèria d’ètica, conducta i compliment hagin sigut adquirides per part de la firma conforme als requeriments legals establerts.
L’Òrgan d’Administració de 2AUDITORIA, en la seva reunió del dia 1 d’octubre de 2023 ha aprovat aquest Codi i té el compromís de assegurar l’efectivitat del model d’ètica, conducta i compliment de la empresa i actualitzar els seus continguts amb la freqüència necessària per assegurar que s’ajusti a les qüestions més importants en matèria d’ètica, conducta i compliment.
La present política de gestió, investigació i resposta de denúncies regula la gestió i investigació que realitza 2AUDITORIA en el compliment del Codi Ètic i Conducta d’acord amb els estàndards establerts en la legislació d’auditoria vigents; el qual constitueix un mitjà de comunicacions transparent i de caràcter confidencial, que pretén canalitzar aquelles denúncies dels integrants de la organització, així com d’aquells tercers amb els que aquesta podria relacionar-se, en el que es refereix a indicis raonables d’incompliment dels principis generals d’actuació professional establerts per la firma, atenent a criteris de veracitat i proporcionalitat.
El present canal de denuncies ve a donar compliment al que es disposa en la següent normativa:
Aquesta política està promoguda per l’òrgan de govern de 2AUDITORIA, el seu òrgan d’Administració, i està sustentada en un compromís total i absolut amb el compliment de la normativa legal vigent aplicable de l’auditoria de comptes, així com en la implementació d’una cultura real basada en valors i principis ètics que guien el desenvolupament de la seva activitat professional que es recull en la present política de compliment dins de la firma.
Els principis generals d’actuació de 2AUDITORIA per facilitar el compliment de la present política descriuran totes les qüestions relacionades amb el funcionament del Codi d’Ètica i de Conducta de la firma basades en l’aplicació del principi del degut control per promoure el compliment de les normes internes i externes i per prevenir, detectar i suprimir conductes irregulars o contràries a les mateixes.
Aquest canal Ètic/ de Denúncies sustentarà el seu funcionament sobre una sèries de polítiques amb l’objectiu de complir amb la finalitat perseguida:
La confidencialitat del canal Ètic de denúncies és el pilar fonamental, ja que garanteix al comunicador que la informació facilitada, així com les seves dades personals seran tractades amb total confidencialitat. Per altra banda, la realització d’una comunicació o denúncia no implica més que un mecanisme d’inici d’una activitat instructora o indagatòria per part de la firma d’auditoria, per tal d’esbrinar quanta informació es podrà recollir per verificar els fets comunicats/denunciats.
La tramitació de les denúncies plantejades a través dels diferents canals amb els que compta 2AUDITORIA (web/correu electrònic) exigeix, que per part de l’òrgan encarregat de rebre’ls de 2AUDITORIA, realitzi una classificació d’ús intern, del contingut de la denúncia, que permetrà adequar la tramitació del contingut d’aquesta.
Una vegada formalitzada la denúncia, s’assignarà un codi únic d’assumpte que genera una contrasenya, que s’utilitzarà per accedir en el sistema per la seva revisió i seguiment.
En tot cas, lo perceptiu és assegurar-se d’informar al superior jeràrquic i/o a l’òrgan d’administració de la firma que tan aviat com sigui possible per, atendre els fets, detenir la qüestió de la manera més eficient possible, de conformitat amb la normativa d’aplicació, tramitant la denúncia conforme amb els requisits establerts en la NGC com a la resta de la normativa vigent que li és d’aplicació.
L’àmbit d’aplicació d’aquesta Política serà d’obligat compliment per totes les persones de la firma d’auditoria com a la resta de membres de la xarxa i proveïdors de serveis en el sistema de gestió de la qualitat o en la realització dels encàrrecs.
A través del canal ètic/canal de denúncies, qualsevol persona podrà presentar els seus dubtes, suggeriments o queixes en relació amb l’incompliment del codi de Conducta de 2AUDITORIA. De la mateixa manera, qualsevol persona podrà presentar l’oportuna comunicació/denúncia en cas d’incompliment de la normativa dintre la firma. Per la seva admissió i adequada tramitació, les comunicacions/denúncies hauran de contenir necessàriament les següents dades:
El denunciant pot formalitzar la denuncia mitjançant: correu intranet, correu electrònic o a través de l’accés al formulari web (Annex I a aquest Codi). També pot formular la denúncia per escrit a través de correu postal dirigit al domicili social de la firma i, per últim, la pot formular de forma verbal a l’administrador de 2AUDITORIA.
La denúncia pot ser anònima, en cas de no ser-ho i s’hagin obtingut les dades del propi interessat, se li facilitarà la informació relativa als articles 13 RGPD i 11 LBC i FT. Igualment, s’informarà als informants i a qui porti a terme una revelació pública, que la seva identitat serà en tot cas reservada i que no es comunicaran els fets relatats a les persones a qui es refereixen ni a tercers.
Les denúncies a través del Canal Ètic/ de Denúncies es guardaran directament en la plataforma interna, que tindrà implementades mesures de seguretat de la informació dirigides a preservar la integritat, disponibilitat i confidencialitat de la informació.
El procediment de tramitació de denúncies es descriu conforme amb els següents passos:
Totes les denúncies que es formulin seran rebudes per la firma, que s’ocuparà de la seva recepció, realitzarà un anàlisis preliminar dels fets denunciats i la seva adequació al formulari web habilitat. Després decidirà si s’inicia la corresponent investigació o no s’admet el tràmit de denúncia, segons el previst en aquesta Política, disposant per això d’un temps màxim de cinc (5) dies laborals, a contar des de la efectiva recepció.
Una vegada rebuda, es poden produir els següents casos:
Posteriorment, en l’improrrogable temps de tres (3) dies laborals, la firma notificarà la seva decisió al denunciant amb el motius que ho justifiquen i es procedirà a arxivar l’expedient.
També, qualsevol persona que sigui objecte de denúncia admesa a tràmit serà informat sobre (i) la recepció de la denúncia, (ii) el fet del qual se’l acusa, (iii) tercers que, en el seu cas, podran ser destinataris de la denúncia i (iv) com exercir els seus drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició, de conformitat amb la normativa de protecció de dades.
No obstant, el dret d’accés del denunciat estarà limitat a les seves pròpies dades de caràcter personal objecte de tractament, motiu pel qual, i donat el caràcter confidencial de les denúncies, el denunciat no podrà exercir aquest dret per conèixer la identitat i les dades personal del denunciant.
Excepcionalment, si la firma d’auditoria considera que existeix risc de que la notificació al denunciat afecti a la investigació, aquesta comunicació podrà aplaçar-se fins que aquest risc desaparegui. En tot cas, el termini per informar el denunciat no por excedir de quinze (15) dies des de que s’hagi rebut la denúncia, amb la possibilitat d’estendre aquest termini a un màxim d’un (1) mes si existeixen raons justificades per a fer-ho. Tot sense perjudicar el correcte desenvolupament professional dels treballs de la firma i la disposició legal si procedeix.
La firma d’auditoria acusarà rebut en un termini de set dies al denunciant. Una vegada s’hagi produït l’acusament de rebuda, la persona designada internament -responsable del cas-, s’ha de posar en contacte amb el denunciant directament per a identificar-se com un instructor, i proporcionar-li comentaris i actualitzacions. La tramitació de la denúncia es resoldrà en un termini raonable, no superior a dos (2) mesos des de l’acusament de rebuda, termini que es podrà estendre a tres (3) mesos en supòsits especials de rellevància o complexitat. No obstant, transcorregut el primer mes des de la recepció de la denúncia es procedirà a eliminar del canal de denúncies qualsevol informació de caràcter personal, referent al denunciant, a les persones denunciades o a tercers, excepte que sigui imprescindible la seva conservació a fi de deixar evidència del funcionament.
Un cop admesa a tràmit la denúncia, la firma d’auditoria iniciarà les oportunes investigacions per comprovar la veracitat dels fets denunciats. Pel qual es podrà sol·licitar tanta informació i documentació com es consideri necessària per tractar d’aclarir els fets denunciats.
En el cas que per la naturalesa dels fets s’estimi que la investigació serà complexa, es podrà comptar amb la possibilitat de demanar ajuda o l’assessorament especialitzat d’un expert extern, que es coordinarà amb la firma.
Una vegada es conclogui la investigació, es portaran a terme dues actuacions:
En aquest sentit, s’acordarà arxivar la denúncia i de les actuacions realitzades quan no hagin quedat suficientment acreditats el fets denunciats, o aquests no siguin constitutius d’una infracció inclosa en l’àmbit objectiu del Canal.
Pel contrari, si es considera que els fets denunciats sí han quedat suficientment acreditats i, a més a més, són constitutius d’una infracció i/o conducta contrària a la professió inclosa en l’àmbit objectiu del Canal, es dictarà una resolució motivada amb la indicació de les mesures legals, de qualsevol caràcter, a adoptar si es procedeix.
En qualsevol moment del procediment la firma podrà comptar també amb l’assessorament i assistència legal per part d’un expert extern subcontractat si és necessari, per exemple, en cas de necessitat d’assessorament sobre aspectes com la redacció dels fets, la seva tipificació o l’adopció de les mesures disciplinàries més oportunes en cada cas.
En el supòsit d’existència d’una situació de conflicte d’interès en els termes exposats en aquesta política, la decisió final serà adoptada de manera conjunta per la direcció general de la firma i el seu òrgan d’administració.
Correspondrà aplicar la sanció o mesures disciplinàries acordades en cada cas a la persona o persones que tinguin atribuïdes aquestes funciones, sota l’apoderament suficient.
En el cas de què es tracti de sancions corresponents al àmbit laboral, l’encarregat serà el Director de Recursos Humans. Si la sanció és de caràcter mercantil (resolució contractual, etc.) o requereix l’exercici d’accions legals serà adoptada pel òrgan d’administració de la firma, i serà executada per la persona amb el poder suficient.
En el cas que els fets denunciats es trobin en l’àmbit d’algun dels membre del òrgan d’administració, o de qualsevol forma puguin generar un conflicte d’interès per alguna d’aquestes persones, la persona afectada s’haurà d’abstenir d’intervenir en el procediment de tramitació de les denúncies, segons es descriu a continuació.
S’entendrà que existeix un conflicte d’interès en aquells casos en els quals els interessos particulars d’alguna d’aquestes persones puguin limitar la capacitat de portar a terme, amb la deguda objectivitat, neutralitat i imparcialitat, la tramitació i instrucció de les denúncies.
Com a conseqüència de lo anterior, si el denunciant sospita que els fets poden implicar una situació de conflicte d’interès amb algun membre del òrgan d’administració, es podrà presentar la denúncia directament davant d’un altre membre si el conflicte d’interès afectés a qualsevol dels membres de la firma. En aquests casos, i sempre i quan es verifiqui l’existència de tal situació de conflicte d’interès, es podrà encomanar a un expert extern la tramitació i instrucció de la denúncia.
2AUDITORIA no tolera cap mena de represàlia. Incloent l’amenaça o qualsevol altra forma d’espantar a una persona que denúncia amb bona fe els fets involucrats amb aquesta política.
El principi de bona fe també aplica des de la matriu de la organització. Per això en la firma d’auditoria es respecten els drets dels empleats, i s’assegura protegir aquests drets dels empleats mencionats en les denúncies realitzades, d’acord amb aquesta política.
La prohibició contra les represàlies comprèn qualsevol acte o omissió, directa o indirecta, que pugui perjudicar a un denunciant a causa de la seva denúncia de bona fe de possibles infraccions.
Des del punt de vista del denunciant, la bona fe suposa denunciar tenint, al menys, motius raonables per creure que la informació sobre les possibles infraccions comunicades era certa en el moment d’informar.
Des del punt de vista de la firma, en aquest context del Canal, la bona fe vol dir que no s’adoptarà o es portarà a terme un represàlia només pel fet de presentar una denúncia, es protegirà la confidencialitat i la identitat de la persona denunciant en tot cas, com per exemple: (i) suspensió, acomiadament, destitució o mesures equivalents, (ii) avaluació negativa del rendiment. (iii) denegació d’una possible promoció, (iv) canvi injustificat del lloc de treball, reducció del salari o canvi d’horari de treball (v) coacció, intimidació, acusament o ostracisme, discriminació, tractament desavantatjós o injust (vi) dany, inclòs a la reputació de la persona, en particular en els mitjans socials, o la pèrdua financera, inclosa al pèrdua del negoci i la pèrdua d’ingressos, (vii) resolució anticipada d’un contracte de béns o serveis o altres mesures que es puguin considerar represàlies.
2AUDITORIA comunicarà i informarà a totes les persones subjectes sobre l’existència d’aquesta Política.
Així mateix, 2AUDITORIA disposarà en la seva pàgina web el contingut d’aquesta Política.